Asiakaspalvelun sähköpostilaatikoiden rekisterin tietosuojaseloste

Laadittu: 17.6.2018

Korvaa: -

Tietosuojaseloste kuvaa rekisterin tietosisällön ja käyttötarkoituksen sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 679/2016) mukaiset rekisteröidyn oikeudet.

Sisällys

1 Rekisterinpitäjä
2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
3 Rekisterin nimi
4 Määritelmät
5 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
6 Rekisterin tietosisältö
7 Säännönmukaiset tietolähteet
8 Säännönmukaiset tietojen luovutukset
9 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
10 Rekisterin suojauksen periaatteet
11 Rekisteröidyn oikeuksien toteuttaminen
11.1 Tarkastusoikeus
11.2 Oikeus vaatia tiedon korjausta
11.3 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
12 Markkinointikielto

1 Rekisterinpitäjä

Edita Publishing Oy, Y-tunnus 0654634-6
PL 700 / Verkkosaarenkatu 5
00043 NORDIC MORNING / 00580 HELSINKI
Puh. 020 450 00

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nordic Morning Group
Arto Salminen, IT Manager
Verkkosaarenkatu 5, Helsinki
PL 110, 00043 NORDIC MORNING

arto.salminen@nordicmorninggroup.com
Puh. +358 40 860 24290

3 Rekisterin nimi

Edita Publishing Oy:n Asiakaspalvelun sähköpostilaatikoiden rekisteri

4 Määritelmät

Tietosuojaselosteessa on käytetty seuraavia termejä ja niiden synonyymejä:

Rekisteröity = asiakas
Edita Publishing = Edita = Rekisterinpitäjä
Henkilötieto = Tieto

5 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Edita Publishingin asiakaspalvelun sähköpostilaatikoiden rekisterin tietoja käytetään

  • Asiakassuhteen ylläpitämiseen
  • Tuotteiden tai palveluiden tilausten toimitukseen, käsittelyyn ja arkistointiin
  • Asiakasviestintään ja asiakaskokemuksen parantamiseen
  • Digitaalisten palvelujen tunnistautumiseen tarvittavien tietojen välittämiseen suojattuna
  • Rekisterinpitäjän toiminnan ja palveluiden kehittämiseen
  • Tilastollisiin tarkoituksiin
  • Väärinkäytösten estämiseen

Alaikäisen lähettämiä posteja käsitellään erityisellä huolellisuudella.

Henkilötietoja säilytetään asiakkuuden hoitoon tarvittavan pituinen aika, kuitenkin vähintään kirjanpitolainsäädännön ja verotuslainsäädännön määrittelemä vähimmäisaika. Säilytysaikaan vaikuttaa sähköpostin sisältö.

Tietoja voidaan käsitellä yksin tai Rekisterinpitäjän muiden rekisterien sisältämien tietojen kanssa tai yhdessä Rekisterinpitäjän kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden muiden rekisterien kanssa. Tietoja voidaan käsitellä Rekisterinpitäjän kanssa samaan konserniin kuuluvissa yhtiöissä. Esimerkiksi sähköpostilla tulleen tilauksen yhteydessä tarkistetaan asiakkaan asiakasnumero Asiakasrekisteristä.

6 Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää sen käyttötarkoituksen kannalta olennaisia seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:

Sähköpostin lähettäjän tiedot:

  • etu- ja sukunimi
  • sähköpostiosoite

Viestin sisällön tiedot, kuten:

  • tilauksen tiedot
  • tuotteisiin liittyviä kyselyitä
  • tarjouspyynnöt ja hintatiedustelut
  • käyttöoikeuksiin ja tunnuksiin liittyviä tietoja (suojattuina)
  • ongelmatilanteisiin liittyviä kysymyksiä
  • palautetta

7 Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröity henkilö (asiakas) tai hänen puolestaan asioiva henkilö antaa itse tiedot.

Laskutukseen liittyviä tietoja kuten verkkolaskutusosoite voidaan tarkistaa Tiekestä tai organisation omilta sivuilta.

Rekisteröidyn antama tieto tiettyyn yhdistykseen tai järjestöön kuulumisesta voidaan tarkistaa ulkopuoliselta yhteistyökumppanilta.

8 Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

9 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle, ellei se ole palvelun teknisen toteuttamisen tai muun perustellun syyn vuoksi tarpeellista.

Jos tietoja siirretään tai luovutetaan EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, rekisterinpitäjä huolehtii sopimusjärjestelyin riittävästä tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

10 Rekisterin suojauksen periaatteet

Kaikkia rekisterinpitäjän asiakkaisiin liittyviä tietoja käsitellään luottamuksellisina, eikä niitä ilmaista muille kuin niitä työssään tarvitseville, joita sitoo salassapitovelvollisuus. Ainoastaan niillä rekisterinpitäjän tai sen kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden työntekijöillä ja henkilötietojen käsittelysopimuksen tehneiden yhteistyökumppaneiden työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se on työhön liittyvien tehtävien hoitamiseksi tarpeellista. Käsiteltäviä henkilötietoja säilytetään tiloissa, joihin ulkopuolisilla ei ole pääsyä ilman valvontaa.

Tietovarastot, joihin rekisterin tietoja tallennetaan, ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Rekisterin käyttöoikeus on ainoastaan rekisterinpitäjän tai sen kanssa samaan konserniin kuuluvien yritysten tai yhteistyökumppaneiden työntekijöillä, joilla on rekisteriin pääsyyn vaadittavat käyttäjätunnukset ja salasanat.

11 Rekisteröidyn oikeuksien toteuttaminen

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseen liittyvissä tapauksissa yhteyshenkilönä on rekisterinpitäjän tietosuojavastaava.

11.1 Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja on rekisterissä. Rekisteröidyn on esitettävä tarkastuspyyntö rekisterinpitäjälle kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetussa muodossa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Rekisteröidyn henkilöllisyys pitää voida tunnistaa vahvasti. Henkilön pitää esittää voimassa oleva virallinen henkilötodistus tai ajokortti. Rekisterinpitäjä toimittaa tiedot rekisteröidylle kirjallisesti 30 päivän kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.

11.2 Oikeus vaatia tiedon korjausta

Rekisteröidyllä on oikeus oikaista rekisterissä olevia itseään koskevia tietoja, jos ne ovat virheellisiä tai puutteellisia. Rekisteröidyn tulee esittää oikaisupyyntö kirjallisesti ja todistaa henkilöllisyytensä.

11.3 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietonsa sähköisesti siirrettävässä muodossa. Rekisteröidyn on esitettävä tarkastuspyyntö rekisterinpitäjälle kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetussa muodossa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Rekisteröidyn henkilöllisyys pitää voida tunnistaa vahvasti. Henkilön pitää esittää voimassa oleva virallinen henkilötodistus. Rekisterinpitäjä toimittaa tiedot rekisteröidylle 30 päivän kuluessa pyynnön esittämisestä.

Rekisteröidyn oikeuksiin kuuluu oikeus tulla unohdetuksi rekisteröidyn sitä pyytäessä, mikä tarkoittaa tietojen poistamista. Oikeutta tulla unohdetuksi ei sovelleta asiakas- tai sopimussuhteen aikana, mikä tarkoittaa käytännössä noin 7 vuotta viimeisimmän tapahtuman jälkeen. Kirjanpito- ja verotuslainsäädäntö edellyttää tietojen säilyttämistä 6 vuotta sen vuoden lopusta, jolloin tilivuosi on päättynyt.

12 Markkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja etämyyntiä, suoramainontaa ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta ja rekisterinpitäjän tai sen kanssa konsernin kuuluvien yhtiöiden liiketoiminnan kehittämistä varten. Kiellon voi esittää ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän asiakaspalveluun.

Rekisteröity voi poistaa tai estää rekisterinpitäjän palveluissa olevat evästeet selaimen asetusten avulla. Tällöin on hyvä huomata, että kyseinen palvelu ei välttämättä toimi ilman evästeitä.